1. Alcance
2. Objetivo:
Garantizar la entrega correcta del documento de transporte original, con el fin de que la carga pueda ser retirada del terminal en caso de Importación o legalizar el embarque de la Carga de Exportación.
3. Definiciones:
3.1. Bl: documento que certifica un contrato de transporte marítimo y acredita que el transportador bajo su responsabilidad ha cargado las mercancías y se compromete a entregarlas al destinatario contra su presentación. en este documento se encuentran las condiciones para la elaboración de las facturas de fletes.
3.2. Liberación de Carga: es la autorización que se otorga a los clientes para que retiren en el puerto (importación) o en el país destino (exportación) los contenedores amparados por un determinado b/l. dicha autorización está supeditada al pago del flete.
3.3. Agencia de aduana: persona jurídica cuyo objeto social principal es el ejercicio del agenciamiento aduanero, para lo cual deben obtener autorización por parte de la dirección de impuestos y aduanas nacionales.
3.4. SIAN: Sistema integrado de agenciamiento naviero
4. Normas
4.1. Todos los Bl’s originales (emisión o corrección) deben ser firmados por el Gerente o por quien este delegue en sucursales. En la oficina principal, deben ser firmados únicamente por el personal autorizado o delegado.
4.2. Para la entrega de Bl’s, (persona natural o jurídica), la carta de autorización o poder para autorización para la entrega a un tercero, debe ser presentada a través del Portal Web en con firma digital para Evergreen, en el caso Hapag Lloyd no es obligatorio la firma digital o autenticación, por parte del dueño de la carga. Para los turistas no se les solicita carta autenticada, se debe identificar con su Pasaporte.
4.3. En caso que el cliente no tenga el sello, se debe solicitar carta al cliente donde indique: nombre completo y número de identificación de la persona autorizada para reclamar el Bl, indicando además el buque, viaje y número de Bl. Esta carta debe ser en papel membretado y debe ir firmada por la gerencia y/o, representante legal de la empresa y/o cargo Administrativo.
4.4. Las Agencias de Aduana deben registrar sus funcionarios en el formato AM-FT-10 a través del Portal Web. Cada vez que exista cambio de la persona encargada de reclamar el Bl, se exige nuevo formato de autorización AM-FT-10 Autorización funcionarios para tramites informando dicho cambio, con el sello de la empresa correspondiente. Solo tendrá validez la última autorización de tramites entregada.
4.5. Si el Bl a entregar es una corrección se debe solicitar al cliente el Bl original (el SET); o mensaje de la línea o sucursal de la devolución del SET errado o de la cantidad a devolver para imprimir la misma cantidad devuelta.
4.6. Se debe verificar los pagos con el área financiera o a través del sistema SIAN y de la Línea correspondiente para autorizar la liberación. Para NYK se debe validar con la oficina en origen si el OBL puede ser liberado.
4.7. Se debe dejar un original de los Bl´s como constancia de entrega y el registro de entrega en el formato AM-FT-02 Entrega de Bl´s. Caso excepcional para Buenaventura se entregan OBLs de Exportación por parte del Área Documental Exportaciones y queda registrado en el Libro Control.
4.8. Una vez realizada la liberación física por parte del cliente o su agencia de aduana, se debe realizar la liberación de manera virtual con las terminales portuarias en los Terminales en los cuales está habilitada esta opción y acorde a lo estipulado por ellos y/o la Línea Naviera
4.9. Cuando el Bl original sea emitido en origen y lo presenten en nuestras oficinas para liberar, se debe verificar físicamente la información relacionada en el Bl, firmas, textura del papel y otros aspectos indicados por las líneas. Si encuentran anomalías se debe notificar de manera inmediata al gerente o jefe de operaciones o jefe de Oficina.
4.10. Para clientes nuevos se debe solicitar los documentos publicados en la web de Navemar, según lo indicado por cada línea o tipo de carga, para la creación y actualización del cliente en el sistema.
5. Responsabilidades
5.1. Analista de Documentación
5.1.1. Verificar en el sistema de la línea las ordenes de emisión de Bl´s
5.1.2. Verificar pagos de los gastos en Colombia
5.1.3. Imprimir Bl´s en formato original
5.1.4. Mantener inventarios de los Bl´s
5.1.5. Verificar que los clientes cuenten con los poderes vigentes
5.1.6. Verificar en el sistema de la línea que el cliente haya cancelado los gastos en Colombia y cuente con la respectiva orden de liberación
5.1.7. Verificar en el sistema SIAN que el cliente esté al día con los pagos de depósitos y demoras
5.1.8. Solicitar los comodatos si la carga es contenerizada
5.1.9. Realizar liberaciones colocando sellos y firmas autorizadas y/o haciendo la liberación en línea en el terminal
5.1.10. Archivar copia de los Bl´s originales junto con el formato AM-FT-02 Entrega de Bl
5.2. Área Financiera-Control Demoras Contenedores
5.2.1. Verificar estados de cartera de los clientes.
5.2.2. Autorizar o negar la liberación de carga
6. Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
7. Registros:
7.1. Formato AM-FT-02 Entrega de Bl’s
7.2. Formato AM-FT-04 Inventario de Bl’s
7.3. Formato AM-FT-10 Autorización funcionarios para tramites Carta Poder
