Gestión de importaciones

1. Alcance

2. Objetivo:

Asegurar el manejo de los documentos requeridos en el desarrollo de las importaciones, cumpliendo con los tiempos establecidos y requisitos legales de las autoridades competentes e inherentes a este proceso.

3. Definiciones:

3.1. Bl: Documento que certifica un contrato de transporte marítimo y acredita que el transportador bajo su responsabilidad ha cargado las mercancías y se compromete a entregarlas al destinatario contra su presentación. en este documento se encuentran las condiciones para la elaboración de las facturas de fletes.

3.2. BAPLIE: Archivo EDI que corresponde al plano de estiba para importación y exportación.

3.3. Mn: Motonave, Buque

3.4. ETA: Tiempo estimado de llegada. es la fecha y hora probable de arribo de la Mn al puerto

3.5. DIMAR: Dirección general marítima es la autoridad colombiana encargada de ejecutar la política del gobierno en esta materia. tiene como objetivo la dirección, coordinación y control de las actividades marítimas en los términos que señala el decreto ley 2324 de 1984 y normas posteriores.

3.6. ECO: Evergreen Colombia

3.7. SOL: Shipment On Line. nombre del sistema de la línea Evergreen

3.8. FIS: Freight Information System. nombre del sistema de la línea Hapag Lloyd

3.9. PRESTO: Nombre del sistema de la línea NYK

3.10. COPRAR: Archivo EDI para el listado de contenedores a cargar y descargar, se utiliza via FTP (conexión de servidor a servidor bajo credenciales de seguridad).

3.11. ATA: Actual Time Arrival (Fecha real de arribo)

3.12. ATD: Actual Time Departure (Fecha real de zarpe)

4. Normas

4.1. Se debe verificar todos los datos consignados en el documento BL previo al ingreso de la información al sistema aduanero, así:

4.1.1. Número de BL y Fecha

4.1.2. Puerto de origen y Puerto de llegada

4.1.3. Disposición de la carga

4.1.4. Embarcador (Shipper)

4.1.5. Consignatario y NIT

4.1.6. Número de contenedor

4.1.7. Términos y condiciones de negociación

4.1.8. Diligenciar el Check List de acuerdo a cada sucursal para la gestión de importación de motonaves, según la línea naviera correspondiente.

4.2. Se debe revisar la información del Bl contra datos del plano del buque

4.2.1. En caso de encontrar inconsistencias en la relación con la cantidad de Bl´s, bulto, peso, consignatario y descripción se notifica a la oficina principal de la línea en Colombia (aplica para contenedores / ECO y HLC), para el proceso con NYK se contacta con las oficinas de origen de la carga.

4.2.2. En caso de encontrar en el Baplie contenedores o carga que no tienen documentos, debe informarse a la oficina principal de la línea en Bogota para que ellos contacten al puerto de embarque y confirmen si los contenedores o carga deben ser descargados en Colombia y realicen el BL en el sistema, en caso que así sea, se debe hacer seguimiento a la respuesta. Adicional se le debe notificar al área de Operaciones de Navemar para que no descarguen esta carga hasta no tener la confirmación del puerto de origen. Si hay contenedores o carga mal estibados o Bl’s que amparan contenedores o carga para el puerto que no aparezcan en el BAPLIE, también hay que informarle a la línea en Colombia para que autorice si estos deben ser descargados.

4.2.3. Si el buque es de NYK, todas las inconsistencias se notifican a cada oficina en origen para su respectiva aclaración.

4.2.4. Para NYK se debe enviar pre-aviso de llegada de la carga mínimo 48 Horas al arribo de la nave.

4.3. Si existe inconsistencia en la información del documento, el cliente debe solicitar directamente la corrección al embarcador. En la solicitud debe expresar lo siguiente:

4.3.1. El contenido de la corrección (adición, eliminación, sustitución de texto, etc.)

4.3.2. La necesidad de instruir sobre dicha corrección al agente en el puerto de origen. (al mismo al que le dio instrucciones de elaboración del Bl)

4.3.3. La necesidad de instruir igualmente al agente en el puerto de origen para que haga llegar a esta agencia la instrucción de manera escrita por los sistemas que la línea tenga establecidos.

4.4. Se debe reportar a los superiores las situaciones atípicas al normal desarrollo del proceso (ej: carga en el BAPLIE que no tenga Bl, Bl’s con cargas iguales en Bl’s diferentes, entre otros)

4.5. Se debe documentar las cargas que vayan a ser descargadas en el Puerto de arribo de la Mn, a través del prevalidador de Navemar/SIAN o por Pagina WEB de la DIAN y luego presentarlas dentro de los tiempos establecidos por la regulación aduanera vigente ante la DIAN a través de su servicio informático.

4.6. Se debe incorporar la información contenida en los BL’s y cargarla a un archivo XML a la plataforma MUISCA, a través del prevalidador, para crear el documento de transporte/ consolidador de carga 1166. Luego se debe agrupar los documentos de referencia 1166 correspondientes a los BL’s que amparan la carga en el formato 1165 manifiesto de carga y así crear el manifiesto aduanero y generar el pdf con la nota de Recibido.

4.7. Se debe que revisar la información documentada en el sistema informático aduanero (MUISCA) antes de su transmisión definitiva del manifiesto, con el fin de verificar que la información de: tipo de documento, numero de BL, consignatario, nombre del depósito, peso, bulto y disposición de la carga esté acorde con los Bl´s. Igual si hubiese carga de transbordo se incluye dentro del manifiesto de carga.

4.8. Se debe realizar la presentación del manifiesto de carga a la aduana colombiana a través de su sistema informático o físico en caso de contingencia, debe realizarse acorde a lo establecido en el estatuto aduanero y teniendo en cuenta la ETA de la Mn.

4.9. Una vez transmitido el manifiesto, se debe revisar que todos los BL´s hayan quedado incorporados en él. Verificando:

Cantidad de contenedores
Cantidad de BL´s
Peso
Bulto
Fecha del manifiesto
Transportador
Aduana

4.10. Se debe presentar al terminal la relación de las cargas a descargar de la Mn (Cargas de Importación y/o Transbordo), teniendo en cuenta los tiempos establecidos por cada uno y los medios o formatos para tal fin.

4.11. En caso de fallas en el sistema de la DIAN debemos seguir el procedimiento estipulado por la aduana en la regulación aduanera vigente, una vez decretada la contingencia.

4.12. Se debe enviar vía mail o web la documentación según lo estipula las entidades portuarias así:

4.12.1. Terminales Marítimos mínimo 24 horas antes del Arribo de la MN

4.12.2. Presentación de información a la DIMAR una vez zarpa la Mn

4.13. Se debe presentar el informe de descargue e inconsistencias máximo dentro de las 24 horas después del aviso de finalización presentado por el terminal en el sistema aduanero. Una vez finalizada la nave e identificando la nave de conexión y asegurando las cargas se embarcarán por la terminal de arribo o habiéndose trasladado a otra terminal, se realiza el paso de inventario en muisca para que la carga sea vea reflejada en el módulo de exportaciones.

4.14. La presentación de la documentación en el sistema aduanero, debe realizarse de acuerdo a lo establecido en el estatuto aduanero y teniendo en cuenta la ETA de la Mn

5. Responsabilidades

5.1. Auxiliar de documentación / Área de documentación

5.1.1. Recibir y revisar los documentos que amparan las cargas de importación para identificación de las disposiciones especiales.

5.1.2. Recibir el BAPLIE de acuerdo a la línea marítima, para realizar cruce de información entre reporte documental versus reporte operativo.

5.1.3. Realizar presentación de documentos de la motonave ante la aduana

5.1.4. Presentar documentación de la motonave a la terminal

5.1.5. Presentar aviso de llegada ante la DIAN

5.1.6. Recibir o consultar la finalización del descargue hecha por el terminal

5.1.7. Presentar el informe de descargue e inconsistencias

5.1.8. Actualizar la recalada en el sistema SIAN con la información de la Mn, para que se publique en la página web a los Clientes/AA/ACI. Como, por ejemplo: ATA, ATD, informe de descargue e inconsistencias, manifiesto de importación, Terminal, Bandera, Etc.

5.1.9. Actualizar la información de la Mn en el sistema de la línea

5.1.10. Actualizar en la página web DIMAR por medio del aplicativo SITMAR la información de la carga descargada

5.2. Área de operaciones

5.2.1. Recibir el BAPLIE de acuerdo a la línea marítima y enviarlo al área de documentación

5.2.2. Anunciar la motonave a la terminal

5.2.3. Presentar aviso de llegada ante la DIAN (proceso compartido entre documentación y operaciones)

5.2.4. Actualizar la información de la Mn en el sistema de la línea

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.