1. Alcance

                                                   

2. Objetivo

Efectuar la devolución de depósitos de saldo a favor o reintegros por facturas ya canceladas al cliente

 

3. Definiciones:

   3.1 Cartera: Son las deudas que los clientes tienen con la organización, y están originadas de los servicios prestados por la organización

   3.2 SIAN: aplicativo del sistema de información de Navesoft S.A.S.

   3.3 Reintegro: Devolución de un dinero que se había desembolsado con algún fin.

   3.4 Devolución de Depósito: Devolución de un depósito de dinero pagado en garantía por cada contenedor que retiran del puerto.

 

4. Normas: 

   4.1 La devolución de los depósitos se debe realizar siempre y cuando el cliente no tenga cartera superior al monto del depósito, o en su defecto al saldo

      a devolver en caso de generarse una factura.

   4.2 Para las devoluciones se debe tener en cuenta la manera en que se genera el comodato

  • Al momento de la elaboración el cliente Y/o el agente selecciona a quien debe salir la facturación y así mismo la devolución

   4.3 Para la inscripción de cuenta por parte del cliente, este deberá subir la siguiente documentación a nuestra plataforma del sitio web de Navemar                               https://navesoftonline.com/serviciosenlinea.html ,

  • Formato CC-FT-02 autorización de pago a tercero (firmado y autenticado por el representante legal)
  • RUT
  • Cámara de comercio no mayor a 90 días
  • Certificación bancaria
  • Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal

   4.4 Fechas límite:

     4.4.1. El proceso de reintegro de los depósitos debe tardar máximo 8 días (hapag Lloyd) 15 días (evergreen) hábiles a partir de la fecha de devolución del               contenedor vacío siempre y /o Facturación

     4.4.2. Los días que demora el trámite por devolución en Navemar S.A.S., están sujetos a que el cliente no presente cartera, de lo contrario tardara el                       tiempo necesario para realizar el cruce de cuentas y/o pago de la cartera por parte del cliente.

     4.4.3. Los soportes de los reintegros, es decir las órdenes de pago y los detalles son enviados a los clientes una vez se realiza la transferencia.

 

5. Responsabilidades:

   5.1 Coordinador Control contenedores

     5.1.1. Autoriza la aprobación de pago

   5.2 Tesorería

     5.2.1. Generar pagos y descargar comprobantes

   5.3 Área de control de contenedores

     5.3.1. Recepcionar solicitudes de reintegro por parte de los clientes.

     5.3.2. Identificar la conformidad de la solicitud.

     5.3.3. Comunicar al área financiera el requerimiento de reintegro.

     5.3.4. Realizar la nota de contabilidad en el sistema SIAN.

     5.3.5. Generar orden de pago al área de caja

   5.4 Área financiera

     5.4.1. Autorizar la solicitud de devolución

     5.4.2. Cargar archivos de orden de pago a las plataformas de los bancos

   5.5 Tesorería

     5.5.1 Recibir orden de pago, genera el pago por transferencia electrónica

   5.6. Cartera

     5.6.1. Verificar estado de cuenta de los clientes en el aplicativo SIAN, con relación tanto a la cartera como saldos a devolver

     5.6.2. Generar órdenes de pago

 

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

                            

                           

                           

 

7. Registros

  • CC-FT-02 Autorización pago a terceros