Gestión De Exportaciones

1. Alcance

2. Objetivo:

Asegurar el manejo de los documentos requeridos en el desarrollo de las exportaciones cumpliendo con los tiempos establecidos y los requisitos legales aplicables.

3. Definiciones:

3.1. Agencia de Aduana: Persona jurídica cuyo objeto social principal es el ejercicio del agenciamiento aduanero, para lo cual deben obtener autorización por parte de la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

3.2. SAE: Solicitud Autorización de Embarque. Documento emitido por el sistema MUISCA de la DIAN, elaborado por la agencia de aduanas del cliente.

3.3. Mn: Motonave, buque.

3.4. Bl: Documento que certifica un contrato de transporte marítimo y acredita que el transportador bajo su responsabilidad ha cargado las mercancías y s compromete a entregarlas al destinatario contra su presentación. en este documento se encuentran las condiciones para la elaboración de las facturas de fletes.

3.5. DIMAR: Dirección General Marítima, es la autoridad colombiana encargada de ejecutar la política del gobierno en esta materia. Tiene como objetivo la dirección, coordinación y control de las actividades marítimas en los términos que señala el decreto ley 2324 de 1984 y normas posteriores.

3.6. Capitanía de Puerto: Encargada de vigilar que se cumplan las directrices de la DIMAR

3.7. Zarpe: Fecha de salida del buque del puerto

3.8. ETA: Tiempo estimado de llegada (Estimated time arrival). Es la fecha y hora probable de arribo de la Mn al puerto

3.9. CUT OFF: Cierre máximo que tiene el exportador para radicar la documentación de exportación

3.10. Manifiesto de Carga: documento presentado por el responsable de transportar las mercancías, con anterioridad a la llegada del medio de transporte.

3.11. Sistema SOL: Shipment On line. nombre del sistema de la línea evergreen

3.12. Booking: Reserva para embarque

3.13. PRESTO: Nombre del sistema de la línea NYK

3.14. SIAN: Sistema integrado de agenciamiento naviero

3.15. ECO: Evergreen Colombia

3.16. Tarja: Resumen de la carga que carga y/o descarga una Mn

3.17. FIS: freight information system. nombre del sistema de la línea Hapag Lloyd

3.18. TDR: Terminal departure report. es el reporte generado por el operador portuario en el cual se detalla los contenedores que se embarcaron y/o desembarcaron (movimientos por grúa, tiempo de operaciones)

3.19. FMM: Formulario de movimiento de mercancías

3.20. Archivo EDI: archivo generado por los sistemas que sirve para el intercambio de información entre softwares diferentes

3.21. Memorial o Acta de Hechos para embarque de vehículos de turistas

4. Normas

4.1. Se debe revisar antes del arribo de la Mn, que todas las cargas estén correctamente documentadas para su embarque. Esto se debe realizar con apoyo del Prevalidador/SIAN y las diferencias que se presenten se validan físicamente. Que incluye

Exportación directa con SAE:
Verificar información entre el BL y SAE (Bulto, Peso), igualmente revisar en SAE (F 602): Lugar de Embarque, Fecha elaboración, Datos del Transportador; asimismo validar la recepción de la correspondiente Autorización de Embarque (F 1416)
Exportación con SAE en lugar de embarque diferente (la carga sale de Santa Marta / Barranquilla y su embarque final es desde Cartagena):
Para esta operación revisar los siguientes ítems en la SAE:
Casilla 48. Aduana de Despacho: Barranquilla o Santa Marta
Casilla 64. Exportaciónen Tránsito: SI
Casilla 67. Aduana de Salida: Aduana de Cartagena
Casilla 68. Lugar de embarque: Sociedad Portuaria Regional de Cartagena S.A. o Contecar S.A.
Casilla 74. Número de identificación (Transportador): 900298043
Casilla 80. Razón Social (Transportador): Hapag Lloyd Colombia Ltda.
Exportación con salida desde zona franca:
Verificar información entre el BL y FMM (bulto, peso) coincidan y asimismo que se encuentren firmados por las partes intervinientes (Zona Franca, Empresa Transportadora y DIAN).

4.2. Se debe enviar al planner de la Mn y a la agencia marítima el listado de la carga programada a embarcar mínimo 48 horas previas al arribo del buque.

4.3. Se debe presentar la relación de embarque al terminal, en el formato que cada uno exija, mínimo 24 horas antes del ETA de la Mn o según las reglas establecidas por el terminal para el Cut Off de listados de embarque. Cuando la motonave es agenciada por otra agencia marítima, la información es entregada a ellos para ser enviada al terminal

4.4. Se debe presentar la información del manifiesto de cargue a la aduana dentro de las 24 horas siguientes al zarpe de la Mn.

4.5. Se debe verificar que no haya diferencia entre los sellos de los contenedores documentados y las tarjas recibidas del terminal; en caso que existan diferencias y no se tenga reporte de algún tipo de inspección previa al embarque, debemos confirmar con el terminal y reportar al área encargada en la Línea Naviera.

4.6. Se debe recibir carta poder del cliente donde se relaciona el manejo de su representante de la agencia de aduana para la entrega de Bl’s originales. (se sugiere este paso lo debe hacer Liberaciones)

4.7. Para la línea marítima NYK, se debe verificar el destino de las cargas y validar si tiene transmisión a la aduana del país de destino e informar a la línea para realizar la transmisión 10+2.

4.8. Reportar novedades una vez zarpe la Mn sobre el embarque de las cargas.

4.9. Diligenciar el Check List de acuerdo a cada sucursal, para la gestión de exportación de motonaves, según la línea naviera correspondiente.

5. Responsabilidades

5.1. Auxiliar de documentación

5.1.1. Realizar creación de reserva para ingreso de contenedores llenos (BAQ & SMR)

5.1.2. Realizar la creación de la reserva para ingreso de carga suelta (Linea NYK)

5.1.3. Realizar la elaboración y solicitud de aprobación de Bl’s (Linea NYK)

5.1.4. Informar a NYK para que realice la transmisión a la aduana de otros países

5.1.5. Realizar la Recepción y Revisión de documentación que soportan la operación

5.1.6. Presentar al terminal, la información sobre las cargas

5.1.7. Revisar la tarja de Embarque y BAPLIE

5.1.8. Presentar Manifiesto ante el sistema de la aduana

5.1.9. Informar al puerto de Destino confirmación de la Documentación Final

5.1.10. Actualizar Sistema SIAN

5.1.11. Cargar manifiestos SITMAR

5.1.12. Enviar Copia de Manifiestos de Carga a Quintero hermanos (No aplica para HLC)

5.1.13. Archivar los documentos relacionados durante la operación

5.1.14. Imprimir y entregar Bl’s a los clientes con previa autorización de la línea (Liberaciones)

5.1.15. Mantener Inventario de Bl’s (Liberaciones)

5.1.16. Realizar Programación llenado Café y Cacao por cuenta de la línea

5.2. Área de Operaciones

5.2.1. Recibir y revisar la información de la fecha de arribo (ETA) de la Mn

5.2.2. Generar del sistema de la línea, el reporte de cargas programadas a embarcar (CTG/BAQ/SMR)

5.2.3. Presentar al terminal, la información sobre las cargas de exportación (5.1.6)

5.2.4. Actualizar la información del embarque en el sistema de la línea luego del zarpe del buque

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

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