1. Alcance
                                                                               
 
 
2. Objetivo:

Garantizar que el buque cuente con la documentación pertinente antes del arribo para la fluidez y seguridad de la operación. 

 

3. Definiciones:

3.1. PDA: proforma de costos operativos.

3.2. Mn: Motonave/ Buque

3.3. SITMAR: Sistema Integrado de Tráfico Marítimo

3.4. DIMAR: Es la autoridad colombiana encargada de ejecutar la política del gobierno en esta materia. tiene como objetivo la dirección, coordinación y control de las actividades marítimas en los términos que señala el decreto ley 2324 de 1984 y normas posteriores.

3.5. C.A: Instituto colombiano agropecuario

3.6. Capitanía de Puerto: Encargada de vigilar que se cumplan las directrices de la DIMAR

3.7. ETA: tiempo estimado de llegada. es la fecha y hora probable de arribo de la Mn al puerto

3.8. SIAN: Sistema integrado de agenciamiento naviero

 

4. Normas

4.1. Se debe verificar que la Mn se encuentre registrada ante la DIMAR, en caso de no estarlo, se debe realizar el registro de la misma. Se solicita a la nave los siguientes documentos:

  • Certificados del buque
  • ISPS
  • Cert of Insurance or Other Financial Security in Respect Civil Liability for Bunker Oil
  • Pollution Damage
  • P&I Club
  • Class Society
  • Sanitary Certificate
  • IOPP
  • International Tonagge
  • Ship Particulars

4.2. Para el arribo del buque se debe solicitar al capitán la siguiente información:

 

                                                   

 

4.3. Se debe realizar control y verificación con el capitán del buque vía email de la documentación y su diligenciamiento requerido por las autoridades y necesaria para el inicio de actividades en tierra.

4.4. Se debe anunciar y notificar a todas las entidades involucradas en el proceso de la llegada del buque basándose en la siguiente información:

 

                                        

 

4.5. Se debe verificar toda información asociada a las operaciones del proceso antes de ser ingresada a los siguientes sistemas de información.

 

                                                              

 

4.6. Durante la operación de la atención al buque las únicas personas que tendrán contacto con el capitán del buque y su tripulación serán las autorizadas por la agencia vía mail o web.

4.7. Se debe enviar la información a DIMAR, para aviso de arribo de la Mn a través de la página web de SITMAR y solicitud de zarpe mínimo 24 horas antes al arribo del buque

4.8. Se debe enviar la información a MIGRACION COLOMBIA, de la lista de Tripulantes y Pasajeros de la Mn a través de la página web (SIRE), reportando tanto las llegadas como salida de este personal, como al igual cualquier cambio del mismo (Crew Change), validando los requisitos acordes la ley migratoria colombiana.

 

5. Responsabilidades

5.1. Área de operaciones

5.1.1. Mantener actualizado la información con los arribos de las Mn.

5.1.2. Mantener comunicación con el capitán del buque para solicitar la información relacionada en el ítem 4.1 y/o 4.2 del presente documento. En caso de dificultad para la comunicación con el buque se notificará a la línea naviera la cual servirá de intermediario para la comunicación.

5.1.3. Realizar notificación y anuncio de arribo del buque a las autoridades portuarias y terminales.

5.1.4. Realizar seguimiento al arribo del buque vía email o telefónica con el terminal portuario.

5.1.5. Realizar verificación de documentos solicitados al capitán del buque.

5.1.6. Verificar la finalización de operación del buque y el tiempo final de operaciones.

5.1.7. Realizar archivo de la documentación de las operaciones del buque.

5.2. Área de documentación

5.2.1. Realiza ingreso y actualización de los datos de la operación al sistema SIAN

 

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

 

7. Registros

7.1. Formato AM-FT-05 Arrival/Departure condition